POLÍTICA DE PRIVACIDAD O POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
DE PHENOSCIENCE S.A.S.
PHENOSCIENCE, en adelante “PHENOSCIENCE”, es una sociedad constituida mediante
documento privado del día 1 enero 2023 registrada en la Cámara de Comercio de Cali - Valle
del Cauca el día 19 enero 2024 bajo el No.0824RPNROE del Libro IX, con matrícula mercantil
número 1207932-1 , titular del NIT. y con domicilio en la ciudad de 1061805755- 0 - Colombia, en
cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política Colombiana, la ley Estatutaria 1581 de
2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014 y la Circular No. 2 de la Superintendencia
de Industria y Comercio y demás normas que adicionen, complementen o modifiquen la
materia de protección de datos personales, en calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
de los datos personales que usted nos ha entregado a través de diferentes medios como: el
diligenciamiento de formularios de contacto, correos electrónicos, ventanas de chat que se
encuentren disponibles en la página web www.phenoscience.com.co , entrega de teléfonos
de contacto, mensajes de texto, llamadas telefónicas, videollamadas, redes sociales, cookies,
contratos, documentos escritos, entre otros y quien para los efectos de la presente POLÍTICA
DE PRIVACIDAD Y DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (en adelante la “POLÍTICA”),
informa a sus grupos de interés a saber: accionistas, trabajadores, ex trabajadores, clientes,
prospectos de clientes, usuarios de la Plataforma operada o de propiedad de PHENOSCIENCE,
aliados estratégicos y/o comerciales, proveedores de bienes o servicios nacionales e
internacionales, contratistas, candidatos a una vacante, aprendices, practicantes SENA y en
general a todas las personas naturales (en adelante el “TITULAR”), que suministren o hayan
suministrado sus datos personales; que el contenido de la presente POLÍTICA, tiene por objeto
comunicar a los titulares de datos personales qué tipo de datos utilizaremos y las condiciones
en que PHENOSCIENCE tratará todo dato personal que se le proporcione de la forma
previamente señalada.
1. DEFINICIONES
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del TITULAR para llevar a
cabo el Tratamiento de Datos personales.
b) Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el RESPONSABLE,
dirigida al TITULAR para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le
informa acerca de la existencia de la Política de Tratamiento de datos personales y de
información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del
Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que será objeto de Tratamiento.
d) Consentimiento del Titular: Es una manifestación de la voluntad la cual es informada y se
entenderá libre e inequívoca, a través de la cual el TITULAR acepta que un tercero utilice
su información.
e) Consultas: el TITULAR o sus causahabientes podrán consultar la información personal del
TITULAR que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El
responsable o encargado del Tratamiento deberán suministrar a éstos toda la
información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación
del TITULAR.
f) Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales, determinadas o determinables, relativa a su identidad, existencia y/u
ocupación.
g) Dato Personal Privado: Es el dato personal que por su naturaleza íntima o reservada sólo
es relevante para el TITULAR.
h) Dato Personal Semiprivado: Es el dato personal que no tiene naturaleza íntima,
reservada, ni pública, y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su
TITULAR, sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como la
actividad comercial o dato crediticio entre otros.
i) Dato Personal Sensible: Se entiende por dato sensible todo aquel que afecte la intimidad
del TITULAR o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como aquellos que
revelen la orientación política, el origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, las
convicciones religiosas o filosóficas, organizaciones sociales, de derechos humanos o que
promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y
garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, vida
sexual y datos biométricos.
j) Dato Público: Es el dato que no sea privado, semi privado o sensible. Son considerados
datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su
profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza,
pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos,
gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas, que no
estén sometidas a reserva.
k) Encargado del Tratamiento: Persona Natural o Jurídica, que por sí mismo o en asocio con
otros manipula los datos de carácter personal y realiza el Tratamiento de Datos
personales por cuenta del RESPONSABLE del Tratamiento. No tiene poder de decisión
sobre cómo se hace el Tratamiento ni con qué fin y su trabajo es meramente operativo,
al seguir los lineamientos de la POLÍTICA y las instrucciones del RESPONSABLE.
l) Habeas Data: Es el derecho que todo titular de información tiene de conocer, actualizar,
rectificar u oponerse a la información concerniente o al Tratamiento de sus datos
personales.
m) Protección de Datos de Carácter Personal: Es un derecho fundamental que tienen todas
las personas naturales. Busca la protección de su intimidad y privacidad frente a una
posible vulneración por el Tratamiento indebido de datos personales capturados por un
tercero.
n) Reclamo: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en
una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando
adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta
ley, podrán presentar un reclamo ante el RESPONSABLE del Tratamiento o el
ENCARGADO del Tratamiento.
o) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, que por sí misma o en asocio
con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
p) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
q) Titular de los Datos Personales: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto
de Tratamiento por parte de un tercero.
r) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones o procedimientos físicos o
automatizados que permita captar, registrar, reproducir, usar, conservar, organizar,
modificar y/o transmitir datos personales.
s) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el RESPONSABLE y/o
ENCARGADO del Tratamiento de Datos Personales, envía la información o los datos
personales a un receptor, que a su vez es RESPONSABLE del Tratamiento y se encuentra
dentro o fuera del país, considerando la Autorización dada por el TITULAR.
t) Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los
mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por
objeto la realización de un Tratamiento por el ENCARGADO por cuenta del
RESPONSABLE.
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
En cumplimiento de la ley colombiana y los decretos aquí mencionados, PHENOSCIENCE,
asumirá plena responsabilidad sobre el Tratamiento de los datos a ella suministrados, que no
sean datos que por su generalidad llegaren a convertirse en anónimos al no permitir identificar
plenamente a un Titular específico o de dominio público.
El TITULAR autoriza expresamente a PHENOSCIENCE para que los datos puedan ser
compilados, tratados, almacenados, consultados, administrados, compartidos, divulgados y
transmitidos, de conformidad con la presente POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y DE TRATAMIENTO
DE DATOS PERSONALES.
PHENOSCIENCE, se compromete a:
a) Garantizar el ejercicio del derecho de Hábeas Data del TITULAR que se encuentre en sus
bases de datos y archivos;
b) Cumplir la normatividad vigente en materia de protección de datos personales y aplicar la
presente POLÍTICA para el Tratamiento de los mismos.
c) Garantizar el adecuado control de los datos personales otorgados por el TITULAR, con el
fin de evitar pérdida, manipulación por parte de terceros no autorizados o uso
fraudulento de los mismos.
3. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Con la autorización a la cual se hizo referencia en el ÁMBITO DE APLICACIÓN, el TITULAR
persona natural siendo accionista, trabajador, ex trabajador, cliente, prospecto de cliente,
aliado estratégico y/o comerciales, proveedores de bienes y servicios nacionales e
internacionales, contratistas, candidatos a una vacante, aprendices, practicantes SENA y en
general a todas las personas naturales, autorizan a PHENOSCIENCE para:
a) Suministrar la información que reposa en sus bases de datos a las siguientes personas: a
los Titulares de los datos personales, a las personas debidamente autorizadas por éstos;
a los usuarios de la información dentro de los parámetros de la ley, de los contratos o
convenios suscritos por PHENOSCIENCE; previa orden, a cualquier autoridad judicial o
administrativa; a las entidades públicas del poder ejecutivo, cuando el conocimiento de
dicha información corresponda directamente al cumplimiento de alguna de sus
funciones; a los órganos de control y demás dependencias de investigación disciplinaria,
fiscal, o administrativa, cuando la información sea necesaria para el desarrollo de una
investigación en curso y en general a las demás personas autorizadas por la ley.
b) Recolectar, obtener, compilar, modificar, emplear, almacenar, procesar y, en general,
administrar la información. Lo anterior, sujeto a las obligaciones de sigilo profesional
previstas en las normas que lo regulen, modifiquen o complementen.
PHENOSCIENCE, informa que, mediante la autorización libre, previa, expresa e informada, el
TITULAR de datos personales, autoriza a que los mismos sean captados, almacenados,
transmitidos, usados, actualizados, circulados y en general tratados conforme a las finalidades
que se relacionan en la presente POLÍTICA.
El TITULAR podrá en cualquier momento revocar el consentimiento que haya otorgado para
el Tratamiento de sus datos personales mediante el envío de una comunicación y/o solicitud
escrita a través del correo electrónico phenoscience21@gmail.com aportando copia de su
documento de identificación.
PHENOSCIENCE sólo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante
el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el
Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables de que se trate la información. Una vez
cumplida la finalidad del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo
contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo
anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el
cumplimiento de una obligación legal o contractual.
4. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS
PHENOSCIENCE, en su condición de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de sus datos
personales, a través de la presente POLÍTICA, le informa que sus datos personales serán
tratados con total confidencialidad y que la captación, uso, circulación, transmisión,
transferencia y, en general, cualquier forma de Tratamiento sobre los mismos, se hará de
acuerdo a las siguientes finalidades, que corresponden al desarrollo de su objeto social y al
giro ordinario de sus actividades.
Las siguientes finalidades se aplicarán siempre que se haya otorgado autorización previa,
expresa e informada del TITULAR la cual se entiende dada a través de cualquiera de los medios
indicados en esta POLÍTICA y en general de cualquier dato entregado o transferido a través
de cualquier medio a PHENOSCIENCE.
4.1. FINALIDADES GENERALES DEL TRATAMIENTO APLICABLE A TODOS LOS TITULARES.
a) Establecer y gestionar la relación precontractual, contractual y postcontractual ya sea
comercial, laboral, civil y cualquier otra que surja en virtud del cumplimiento de una
obligación legal o contractual a cargo de PHENOSCIENCE.
b) Desarrollar una correcta gestión de la relación contractual, civil, laboral o comercial que
lo vincula con PHENOSCIENCE y dar cumplimiento a disposiciones y trámites legales que
tengan que ver con dicha relación.
c) Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar,
comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación a su
condición de tercero relacionado con PHENOSCIENCE.
d) Enviar comunicaciones referentes a la relación comercial, civil, laboral u otra existente
entre PHENOSCIENCE y el TITULAR.
e) Responder a las peticiones, consultas, reclamos y/o quejas que realicen los titulares de
información de tipo personal a través de cualquiera de los canales habilitados para tal
efecto.
f) Gestionar los datos personales para que PHENOSCIENCE, en condición de RESPONSABLE
DEL TRATAMIENTO, cumpla correctamente con sus obligaciones legales respecto de la
relación comercial, laboral o civil que une a PHENOSCIENCE con el TITULAR.
g) Enviar comunicaciones sobre nuevos servicios o productos de PHENOSCIENCE,
contactarlo y/o comunicarse para temas relacionados con la gestión encomendada.
h) Enviar noticias que PHENOSCIENCE considere, pueden ser de su interés.
i) Enviar ofertas de servicios.
j) Transferir o transmitir sus datos personales a terceros, entidades y/o autoridades
judiciales y/o administrativas, cuando estos sean requeridos en relación a su objeto y
necesarios para el cumplimiento de sus funciones.
k) Realizar las gestiones necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones inherentes a
los servicios y productos contratados con PHENOSCIENCE.
l) El Tratamiento de Datos personales podrá realizarse de forma directa por el
RESPONSABLE del Tratamiento de Datos y/o por quien este determine, siempre y cuando
se efectúe para los fines aquí dispuestos, para lo cual no requerirá autorización adicional
del TITULAR, lo cual el TITULAR acepta expresamente al suministrar sus datos personales.
m) Informar cambios sustanciales en la Política de Privacidad y de Tratamiento de Datos
Personales de PHENOSCIENCE.
n) Efectuar los diferentes procesos de pagos, facturas, cuentas de cobro, comisiones,
dividendos y/o salarios y gestión de cobranzas que se encuentren a cargo de
PHENOSCIENCE.
o) Permitir el ejercicio de los derechos y deberes derivados de su condición de tercero
vinculado a PHENOSCIENCE.
p) Recolectar y actualizar sus datos personales con el fin de acreditar cualquier actividad que
tenga relación con PHENOSCIENCE.
q) Ejecutar la gestión comercial y todo lo referente al manejo, uso y publicación de
información de la Plataforma de propiedad o que sea operada por PHENOSCIENCE,
incluyendo para tal efecto finalidades comerciales y de mercadeo ya sea dentro de dichas
plataformas o fuera de ellas.
r) Además de la recopilación, almacenamiento, copia, entrega, actualización,
ordenamiento, clasificación, transferencia, corrección, verificación, uso para fines
estadísticos y en general empleo y utilización de todos los datos suministrados, con el
propósito de gestionar correctamente la relación contractual, comercial o civil que se
genere con PHENOSCIENCE.
4.2. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO RESPECTO DE LOS TRABAJADORES, EX
TRABAJADORES Y ASPIRANTES A UNA VACANTE DE PHENOSCIENCE.
a) Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección
y vinculación de trabajadores, incluyendo la evaluación y calificación de los aspirantes o
de los propios trabajadores, posibilitando la verificación de referencias laborales y/o
personales, y la realización de estudios de seguridad.
b) Desarrollar actividades propias de recursos y gestión humana, tales como la nómina,
afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social del TITULAR y sus
beneficiarios, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad
sancionatoria del empleador, entre otras.
c) Reportar accidentes de trabajo, prevención de riesgos laborales, exámenes médicos y de
seguridad.
d) Control de asistencia y registro para el pago de la nómina.
e) Además de la recopilación, almacenamiento, copia, entrega, actualización,
ordenamiento, clasificación, transferencia, corrección, verificación, uso para fines
estadísticos y en general empleo y utilización de todos los datos suministrados, con el
propósito de administrar correctamente la relación laboral por parte de PHENOSCIENCE
con sus trabajadores.
f) PHENOSCIENCE podrá compartir los datos de sus trabajadores con sus clientes actuales
o potenciales, en desarrollo de su relación comercial y con el fin de cumplir con sus
obligaciones comerciales y/o contractuales.
g) Incluir datos personales en los diferentes contratos con PHENOSCIENCE, tales como
contrato laboral, de aprendiz, de practicante, etc., así como en sus modificaciones y
demás documentos necesarios para gestionar la relación laboral y obligaciones derivadas
de la misma.
h) Ejecutar pruebas psicotécnicas, visitas domiciliarias, pruebas de desempeño y demás que
se consideren convenientes para la relación laboral o contratación pertinente con
PHENOSCIENCE.
i) Desarrollar una correcta gestión de la relación contractual que une al Titular del dato
personal con PHENOSCIENCE.
j) Los datos personales de candidatos a una vacante serán tratados durante su proceso de
selección por parte de PHENOSCIENCE. Una vez terminado el proceso de selección y si el
candidato no fue escogido, sus datos serán eliminados de la base de datos de
PHENOSCIENCE.
4.3. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO RESPECTO DE PRACTICANTES, PRACTICANTES
DEL SENA Y PASANTES EN GENERAL DE PHENOSCIENCE.
a) Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección
y vinculación de practicantes o pasantes, incluyendo la evaluación y calificación de los
aspirantes o de los practicantes o pasantes, posibilitando la verificación de referencias
académicas, laborales y/o personales, y la realización de estudios de seguridad.
b) Incorporar sus datos personales en el contrato de aprendizaje, convenio de pasante o de
cualquier documento que resulte necesario para gestionar la relación de aprendizaje y
derechos y obligaciones que resulten derivados de la misma a cargo de PHENOSCIENCE.
c) Desarrollar actividades propias de recursos y gestión humana, tales como la nómina,
afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social del TITULAR y sus
beneficiarios, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad
sancionatoria de PHENOSCIENCE, entre otras.
d) Adelantar evaluaciones pertinentes con el fin de identificar la conveniencia de la
contratación del practicante o pasante.
e) Gestionar los datos personales para que el RESPONSABLE del Tratamiento cumpla con
todas sus obligaciones legales.
k) Ejecutar pruebas psicotécnicas, visitas domiciliarias, pruebas de desempeño y demás que
se consideren convenientes para la relación laboral o contratación pertinente con
PHENOSCIENCE.
l) Desarrollar una correcta gestión de la relación contractual que une al Titular del dato
personal con PHENOSCIENCE.
m) Además de la recopilación, almacenamiento, copia, entrega, actualización,
ordenamiento, clasificación, transferencia, corrección, verificación, uso para fines
estadísticos y en general empleo y utilización de todos los datos suministrados, con el
propósito de gestionar correctamente el convenio de pasantía o relación que se genere
por parte de PHENOSCIENCE con los practicantes o pasantes.
4.4. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO RESPECTO DE ALIADOS ESTRATÉGICOS Y/O
COMERCIALES, PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS Y CONTRATISTAS O CONTRATANTES
DE PHENOSCIENCE.
a) Desarrollar procesos de gestión contractual de bienes y servicios.
b) Invitar a participar en procesos de ofertas o licitaciones para ser seleccionados.
c) Registro en las bases de datos de PHENOSCIENCE, de información del TITULAR con fines
comerciales, tributarios y fiscales.
d) Registro de pagos y estados de cuenta.
e) Evaluación y calificación de cumplimiento.
f) Además de la recopilación, almacenamiento, copia, entrega, actualización,
ordenamiento, clasificación, transferencia, corrección, verificación, uso para fines
estadísticos y en general empleo y utilización de todos los datos suministrados con el
propósito de desarrollar el objeto social de PHENOSCIENCE y lo estipulado en los
respectivos contratos y/o documentos comerciales suscritos entre las partes, así como
para administrar correctamente la relación comercial por parte de PHENOSCIENCE con
sus proveedores y contratistas.
g) Para ejecutar todas las gestiones comerciales referentes a la Plataforma operada y/o de
propiedad de PHENOSCIENCE, incluyendo actividades de mercadeo dentro y fuera de la
Plataforma.
4.5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO RESPECTO DE CLIENTES Y PROSPECTOS DE
CLIENTES DE PHENOSCIENCE.
a) Cumplir las obligaciones contraídas al momento de la contratación de los servicios de
PHENOSCIENCE.
b) Enviar información de ofrecimientos y cotizaciones de servicios.
c) Fortalecer las relaciones comerciales mediante el envío de información relevante, la
contratación de nuevos servicios, cotizaciones, facturación y recaudo de cartera.
d) Enviar información sobre cambios en condiciones generales o particulares de los servicios
ofrecidos por PHENOSCIENCE.
e) Además de la recopilación, almacenamiento, copia, entrega, actualización, utilización,
ordenamiento, clasificación, transferencia, corrección, verificación y uso para fines
estadísticos de datos de propiedad de clientes corporativos de PHENOSCIENCE, los cuales
estarán en todo momento sujetos a las políticas e instrucciones que se acuerden entre las
Partes.
El TITULAR tendrá derecho, en forma gratuita, a conocer, actualizar, rectificar y/o solicitar la
supresión de sus datos personales, mediante comunicación que se recibirá a través de los
canales dispuestos por PHENOSCIENCE para tal fin el Cliente deberá enviar un correo
electrónico con su solicitud a phenoscience21@gmail.com
4.6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO RESPECTO DE ACCIONISTAS DE PHENOSCIENCE.
Los datos personales de los accionistas de PHENOSCIENCE, se considerarán como
información confidencial y reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio
y tienen el carácter de reserva por disposición legal. En consecuencia, el acceso a tal
información personal se realizará conforme las normas contenidas en el Código de Comercio
y las demás normas que apliquen sobre la materia. PHENOSCIENCE sólo usará los datos
personales de los accionistas para las finalidades derivadas de la relación estatutaria
existente.
5. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
PHENOSCIENCE, en el desarrollo de sus actividades comerciales recolectará, utilizará,
almacenará, transmitirá y realizará diversas operaciones con los datos personales de LOS
TITULARES. Todo Tratamiento realizado por PHENOSCIENCE, el responsable, encargado y/o
tercero a quienes se les transfiera Datos Personales, deberá cumplir con los principios y reglas
establecidas en la Ley y en esta POLÍTICA, con el fin de garantizar el derecho al Habeas Data
de LOS TITULARES, los cuales son:
a) Principio de Legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad regulada y
debe obedecer a una finalidad legítima, por lo cual PHENOSCIENCE, cumplirá lo
establecido en la de Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b) Principio de Exactitud: Este principio hace alusión a la exactitud y pertinencia de los datos
personales, los cuales serán los adecuados en atención al fin del Tratamiento,
garantizando que la información sea la más completa posible.
c) Principio de Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo
con la Constitución y la Ley. Esta finalidad legal será previamente informada al TITULAR.
d) Principio de Libertad: PHENOSCIENCE, sólo tratará los datos personales cuando cuente
con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no
podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato
legal o judicial que releve el consentimiento. El Titular podrá, en cualquier caso, negarse
al tratamiento de sus datos sensibles.
e) Principio de Veracidad o Calidad: Los datos personales sujetos a Tratamiento deben ser
veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles. Se prohíbe el
Tratamiento de Datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.
f) Principio de Transparencia: En el Tratamiento, PHENOSCIENCE garantiza al Titular de los
datos personales, a obtener del RESPONSABLE o del ENCARGADO del Tratamiento, en
cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que
a le concierne.
g) Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que
se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente
Política y la Constitución. Por lo tanto, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas
autorizadas por el TITULAR y/o por las personas previstas en la presente Política. Los
datos personales salvo información pública, no podrán estar disponibles en Internet u
otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea
técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o
terceros autorizados conforme la presente POLÍTICA.
h) Principio de Seguridad: La información que se encuentra sujeta a Tratamiento por parte
de PHENOSCIENCE ya sea en calidad de RESPONSABLE o ENCARGADO del Tratamiento,
a que se refiere la presente POLÍTICA, se maneja con las medidas técnicas, humanas y
administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando de
esta forma su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
i) Principio de Confidencialidad: PHENOSCIENCE, se compromete a que las personas que
intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de
públicos se encontrarán obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso
después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el
Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales
cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente
POLÍTICA y en los términos de la misma.
j) Principio de Responsabilidad Demostrada (Accountability): Este principio se basa en el
enfoque del compromiso y reconocimiento de las entidades con el fin de incrementar los
estándares de protección para procurar y garantizar al TITULAR un Tratamiento adecuado
de sus datos personales. Este principio comporta para PHENOSCIENCE una obligación de
rendir cuentas sobre sus actividades en materia de protección de datos personales,
aceptar responsabilidad sobre ellas y divulgar los resultados de manera transparente.
PHENOSCIENCE informa a todos los Titulares cuyos datos sean tratados por la misma que, en
el evento de efectuar alguna modificación a la presente POLÍTICA, esta será comunicada
oportunamente a través de los canales dispuestos para dicho efecto. Lo anterior con el fin de
mantener a todos los titulares informados y actualizados sobre las condiciones de uso de sus
datos personales.
6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN PERSONAL.
Como TITULAR de la información personal que reposa en la Base de Datos de propiedad de
PHENOSCIENCE, los titulares de información personal podrán ejercer los siguientes derechos:
a) Derecho de Conocimiento y Acceso: Toda persona natural tendrá el derecho de conocer
si sus datos personales han sido sometidos a cualquier forma de Tratamiento por parte
de PHENOSCIENCE en los términos expresados en la norma y en esta POLÍTICA, además
de ejercer el derecho de conocer el origen de sus datos y si los mismos han sido
transmitidos o transferidos o no a terceros y, por ende, la identificación de esos terceros.
b) Derecho de Actualización: Toda persona natural tendrá el derecho de actualizar la
información conservada por PHENOSCIENCE como datos personales en los términos
expresados en la norma.
c) Derecho de Rectificación: Toda persona natural tiene el derecho de comprobar frente al
responsable del Tratamiento de la información la exactitud y veracidad y solicitar la
rectificación de sus datos personales recolectados cuando los mismos resulten inexactos,
estén incompletos o conlleven a error. Los titulares de la información deberán indicar los
datos que solicitan corregir y además acompañar la documentación que justifique lo
solicitado.
d) Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable para el
Tratamiento de sus datos personales y a ser informados por PHENOSCIENCE, previa
solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
e) Derecho a presentar Quejas: ante la Superintendencia de Industria y Comercio por
infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen.
f) Solicitud de supresión o cancelación: EL TITULAR de la información personal deberá
indicar los datos que se deben cancelar o rectificar, aportando si es del caso la
documentación o prueba que lo justifique. La cancelación dará lugar al bloqueo de sus
datos, conservándolos por parte del responsable, con el único fin de que estos sean
accesibles a autoridades administrativas o judiciales, siempre obedeciendo el plazo de
prescripción que exista sobre los mismos. Cumplido este plazo debe procederse por parte
del responsable a la cancelación definitiva de la información personal del interesado o
afectado, que repose en nuestras bases de datos o archivos. Igualmente, EL TITULAR
podrá solicitar la supresión o cancelación de sus datos personales cuando el Tratamiento
de los mismos por parte del responsable o encargado resulte excesivo e inclusive
inadecuado. Los datos personales de los titulares de la información serán conservados
durante los tiempos previstos en las normas aplicables y/o, dependiendo del caso, de las
relaciones contractuales entre el titular de la información personal y el responsable del
Tratamiento.
En todo caso, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no
procederán cuando el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de
datos.
Los derechos podrán ser ejercidos directamente por EL TITULAR de los datos personales, su
apoderado o causahabientes, según sea el caso. Si EL TITULAR desea ejercer su derecho de
Hábeas Data a través de representante legal, deberá presentar un poder general o especial
debidamente autenticado.
7. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.
PHENOSCIENCE podrá eventualmente hacer Tratamiento de Datos sensibles como
RESPONSABLE o ENCARGADO de datos personales y realizará el Tratamiento de Datos
Personales de menores de edad. De esta manera, se compromete a cumplir cabalmente con
el Título III de la Ley 1581 de 2012, el cual define los datos sensibles y los datos de los niños,
niñas y adolescentes en Colombia.
Si eventualmente PHENOSCIENCE llegare a identificar datos sensibles de sus TITULARES,
realizará lo siguiente:
a) Implementar especial atención y reforzar su responsabilidad frente al Tratamiento de
este tipo de datos, lo cual se traduce en una exigencia mayor en términos de
cumplimiento de los principios y los deberes establecidos por la normatividad vigente en
materia de protección de datos.
b) Establecer los niveles de seguridad técnica, legal y administrativa para tratar esa
información de forma adecuada.
c) Aumentar las restricciones de acceso y uso por parte del personal de PHENOSCIENCE en
su calidad de empleadora y de terceros contratistas o proveedores de ésta.
8. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE HABEAS DATA, CONSULTA
Y RECLAMO POR LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.
EL TITULAR de la información de datos personales podrá ejercer su derecho de Hábeas Data
en todo momento y de forma efectiva para garantizar su derecho de conocer, actualizar,
rectificar y suprimir información, revocar la autorización inicialmente otorgada, consultar
información, presentar reclamos y en general los demás derechos establecidos en el artículo
8° de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, enviando un correo electrónico a
phenoscience21@gmail.com dirigido a Julian David Ortiz Alviar, quién será el encargado del
Tratamiento de Datos Personales de PHENOSCIENCE.
El derecho de Hábeas Data se podrá ejercer de las siguientes formas:
a) A nombre propio: EL TITULAR de los datos personales que se encuentren almacenados
en las bases de datos y/o archivos de PHENOSCIENCE, tendrá derecho a conocer,
actualizar rectificar y suprimir información, revocar la autorización inicialmente otorgada,
consultar información, presentar reclamos, solicitar prueba de autorización otorgada, ser
informado respecto del uso de sus datos.
b) A través de apoderado: este derecho se puede ejercer por el interesado debidamente
identificado o por el apoderado DEL TITULAR de la información personal. Si se llegara a
presentar la solicitud por parte de una persona que no fuese EL TITULAR de la información
personal, sin cumplir con la presentación del documento idóneo que sustente la
representación, ésta se tendrá como no presentada y no se dará respuesta a dicho
requerimiento.
c) Ejercicio del derecho de menores de edad: en caso de presentarse, los menores de edad
ejercerán su derecho de Hábeas Data a través de quien acredite su representación legal.
El procedimiento de Consulta y Reclamo, será el siguiente:
a) Procedimiento de Consulta: La consulta se formulará a través de los canales habilitados
por PHENOSCIENCE y será resuelta en un término máximo de diez (10) días hábiles
contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la
solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado expresando los motivos de
la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso
podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
b) Procedimiento de Reclamo: EL TITULAR que considere que la información contenida en
una base de datos de PHENOSCIENCE debe ser objeto de corrección, actualización o
supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes
contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrá presentar un reclamo ante el RESPONSABLE o el
ENCARGADO del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
i. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al RESPONSABLE o al ENCARGADO
del Tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan
lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer
valer.
ii. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días
hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos
dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la
información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
iii. En caso de que PHENOSCIENCE reciba el reclamo y considere que no es competente
para resolverlo, dará traslado a quién corresponda en un término máximo de dos (2)
días hábiles e informará la situación al TITULAR.
iv. Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles
se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo
del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
v. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados
a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el
reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora
y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los
ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
9. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y CONSERVACIÓN DE DATOS PERSONALES.
PHENOSCIENCE se obliga a conservar los datos personales de los titulares de la información,
cumpliendo con la finalidad autorizada por el titular de los datos, realizando su mayor
esfuerzo para mantener la información de manera segura, salvaguardando su integridad,
veracidad y confidencialidad. Igualmente realizará la transmisión y/o transferencia de los
datos personales del TITULAR de los cuales es RESPONSABLE, única y exclusivamente para
los efectos y finalidad indicados en la presente POLÍTICA previo consentimiento expreso e
informado por parte del TITULAR.
10. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
NATALIA MUÑOZ PIEDRAHITA, mayor de edad, identificada con cédula de ciudadanía número
1.061.805.755, actuando como representante legal suplente de PHENOSCIENCE, sociedad
constituida mediante documento privado del día 1 enero de agosto de 2023 registrada en la
Cámara de Comercio de Cali - Valle del Cauca el día el 19 de enero de 2024 bajo el
No.0824RPNROE del Libro IX, con matrícula mercantil número .1207932-1, titular del NIT.
1.061.805.755-0 y con domicilio en la ciudad de Cali - Valle del Cauca, será la persona natural
RESPONSABLE del Tratamiento de datos personales que se entreguen a PHENOSCIENCE a
través de los medios indicados en esta POLÍTICA. EL RESPONSABLE se identificará de la
siguiente manera: Natalia Muñoz Piedrahita. Correo electrónico: phenoscience21@gmail.com
Teléfono: 3168436910. Dirección: Cl. 18 #122-135- Start Up Café Universidad Icesi de la ciudad
de Cali - Valle del Cauca, Colombia.
11. DEBERES DE PHENOSCIENCE COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS.
PHENOSCIENCE hará el Tratamiento de los datos personales en los términos y alcances de la
autorización entregada por el TITULAR de la información, de los siguientes datos sin perjuicio
de las demás disposiciones previstas en la ley:
a) Garantizar al TITULAR, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas
Data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva
autorización otorgada por el TITULAR;
c) Informar al TITULAR la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud
de la autorización otorgada;
d) Custodiar la información recolectada con el fin de impedir su pérdida, adulteración,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al ENCARGADO del Tratamiento sea
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información y mantener actualizado al ENCARGADO acerca de cualquier
modificación o cambio en la misma y adoptar todas las medidas necesarias para que la
información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al ENCARGADO
del Tratamiento;
h) Suministrar al ENCARGADO del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo
Tratamiento esté previamente autorizado por el TITULAR de conformidad con lo previsto
en la ley;
i) Exigir al ENCARGADO del Tratamiento en todo momento, el cumplimiento de lo dispuesto
en la Ley 1581 de 2012 y decretos y normas complementarias, y en general el respeto a las
condiciones de seguridad y privacidad de la información del TITULAR;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente
POLITICA y en lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al ENCARGADO del Tratamiento cuando determinada información se encuentre
en discusión por parte del TITULAR, una vez se haya presentado la reclamación y no haya
finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del TITULAR sobre el uso dado a sus datos personales;
n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria
y Comercio.
12. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.
PHENOSCIENCE se compromete a garantizar la seguridad adecuada con el fin de proteger los
datos personales de los TITULARES y manifiesta que cuenta con herramientas tecnológicas
seguras para garantizar que los datos personales se mantendrán confidenciales y que serán
almacenados de manera que se impida posibles pérdidas accidentales y accesos indeseados
por personas no autorizadas. Lo anterior, de acuerdo al estado de tecnología, el tipo y
naturaleza de los datos que se encuentren en nuestras bases de datos y los riesgos a los que
están expuestos.
Los datos personales serán conservados mientras exista una relación comercial entre
PHENOSCIENCE y los TITULARES de los datos personales, y en caso dado hasta por cinco (5)
años después de la terminación de la mencionada relación.
13. CONFIDENCIALIDAD
Los datos personales que obtenga PHENOSCIENCE a través de los medios indicados en esta
POLÍTICA, serán tratados con total reserva y confidencialidad. PHENOSCIENCE se
compromete a guardar el debido secreto respecto de los mismos y garantiza el deber de
almacenarlos adoptando las medidas necesarias que eviten su alteración, pérdida y
tratamiento o acceso no autorizado, de acuerdo con lo establecido en la legislación aplicable.
14. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES.
PHENOSCIENCE se reserva el derecho a realizar modificaciones a la POLÍTICA en cualquier
momento y sin notificación cuando los mismos sean el resultado de un mandato legal.
Cualquier cambio sustancial será notificado inmediatamente al TITULAR y entrará en vigencia
en el momento de su publicación.
Las modificaciones posteriores a la fecha de publicación inicial de esta POLÍTICA DE
PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, serán publicadas en nuestra página
web www.phenoscience.com.co
15. PREVALENCIA DE LAS NORMAS SUSTANTIVAS SOBRE LA MATERIA.
Teniendo en cuenta que el presente documento busca dar cumplimiento a las normas que
regulan la protección del derecho de Habeas Data consagrado en la Constitución, las leyes
estatutarias sobre la materia y los reglamentos que expida el Gobierno Nacional para tal
propósito, la interpretación de la POLÍTICA de PHENOSCIENCE estará en todo momento
subordinada al contenido de tales disposiciones superiores, por lo que en caso de
incompatibilidad o contradicción entre las presentes políticas y la normatividad superior será
aplicable esta última.
16. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA PRESENTE POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La presente POLÍTICA entra en vigencia a partir del día 1 enero 2024